Какое МФУ купить в большой офис

HP LaserJet Managed MFP E62655

В том или ином виде этот вопрос периодически возникает у наших заказчиков и читателей, поэтому мы решили вынести его в заголовок в таком вот максимально рафинированном виде, хотя и возражаем против подобных упрощений. Если коротко, то дело вовсе не в том, какого размера ваш офис или сколько в нем потенциальных пользователей, а в том, какие задачи предстоит решать в каждом конкретном случае, ведь любая техника — это конечном счете инструмент, который нужно правильно подобрать. Сам по себе выбор той или иной модели — это только верхушка айсберга, поэтому полагаем, что решать эту задачу следует как часть целого комплекса мер по организации и обслуживанию бизнес-процессов печати в компании.

Так, в случае, если у вас уже имеется какой-то парк техники, необходимо в первую очередь понять, что это за оборудование, каков его вендорный состав, модельный ряд и потенциал унификации, какие расходные материалы применяются и как организовано восполнение печатного и машинного ресурса; проанализировать техническое состояние оборудования, условия эксплуатации, адекватность нагрузки и перспективы дальнейшего использования.

Kyocera ECOSYS M3645idn
Kyocera ECOSYS M3645idn

Чтобы вести предметный разговор и предлагать действительно оптимальные решения, основанные на фактах, нужно располагать как можно более точными данными по месячным объемам печати на каждом устройстве. Это позволит прогнозировать затраты на расходные материалы и ресурсные детали, планировать и проводить превентивное сервисное обслуживание оборудования в дальнейшем.

Также важно понимать, каким образом персонал взаимодействует с оргтехникой в вашей организации, кто, что и сколько печатает, с какими проблемами сталкиваются сотрудники и IT-специалисты. Это позволит адекватно оценить реальные потребности пользователей в тех или иных функциональных возможностях (цветная печать, печать в формате А3, печать на нестандартных носителях, отправка факса или сканирование документов и т.д.) и учесть имеющийся негативный опыт.

HP Color LaserJet Managed MFP E78330

В сумме все это — совокупность вполне конкретных фактов и измеримых величин, исходя из которых просчитывается экономика решения. Согласитесь, что уже на этапе предварительного сбора данных все вышесказанное выглядит как довольно нетривиальная задача, требующая от исполнителя определенных знаний в довольно специфической области, да и просто опыта проведения подобных мероприятий.

Спросите себя: «Могу ли я собственными силами собрать всю эту статистику? Проанализировать ее? Адекватно интерпретировать результат и прийти к выводу о том, сколько каких устройств с теми или иными параметрами мне действительно нужно? Есть ли у меня время, квалифицированный персонал и технические возможности для этого? Какова будет архитектура решения? Смогу ли я, даже располагая этими данными, найти на рынке подходящие устройства в нужном количестве по приемлемой цене? Какие программно-аппаратные средства мне понадобятся, чтобы эффективно управлять этим парком техники? Как я буду его обслуживать и сколько это будет стоить на дистанции в год, два, три… ?» Если вы уверенно и в положительном ключе можете ответить на эти вопросы, что ж, вы, вероятно, наш коллега.

Develop Ineo+ 300i

МФУ для большого офиса — это, как правило, крупногабаритное напольное устройство со скоростью печати от 40 стр/мин, способное обслуживать десятки пользователей и рассчитанное на объем ежемесячной печати порядка 30–50k отпечатков и выше. Цена такого МФУ без учета стоимости различных опций начинается от 350k рублей — это существенные вложения, которые окупятся только в том случае, если аппарат правильно подобран под нагрузку и задачи. Так, регулярное превышение рекомендованных производителем ежемесячных объемов печати приведет к ускоренной амортизации оборудования со всеми вытекающими из этого последствиями: проблемам с качеством печати, частым поломкам, ремонтам, и, как следствие, высоким финансовым и временным затратам на обеспечение бесперебойной работы.

С другой стороны, приобретение оборудования избыточной мощности под сравнительно небольшие объемы печати также лишено смысла — несмотря на свою надежность и высокую производительность оно не окупится и будет скорее доставлять неудобства, нежели радовать возможностями. Проиллюстрируем наше утверждение: крупному лазерному МФУ требуется больше времени, чтобы прогреться и выйти на режим готовности к работе, поскольку в большом устройстве и узел термопереноса соответствующих размеров. Если такой аппарат не используется постоянно, он неизбежно будет переключаться в режим сна в перерывах между заданиями и так называемая печка будет остывать. Чтобы разогреть ее до рабочей температуры ради печати пары страниц, снова понадобится несколько минут. По этой же причине крупное офисное МФУ потребляет больше электроэнергии. Это неудобно, неэкономно, нерационально.

HP Color LaserJet Managed Flow MFP E87640dn

Цена ресурсных деталей также будет соответствовать классу аппарата и для многих это почему-то становится неожиданным и неприятным сюрпризом. Так, блок фотобарабана или узел термозакрепления для высокопроизводительной офисной машины легко могут стоить, как новое МФУ из линейки попроще, а то и не одно. Более того, нет никаких гарантий доступности необходимых узлов в нужный момент (т.е. срочно), если оборудование приобреталось без сервисного контракта. Когда эти два обстоятельства накладываются друг на друга, с высокой долей вероятности такое МФУ будет замещено аппаратами совсем другого класса, в спешке купленными в рознице, чтобы обеспечить непрерывность бизнес-процессов.

Ricoh IM 3500
Ricoh IM 3500

Зачастую самое лучшее решение вообще может быть комбинированным: связка из двух устройств, функционально дополняющих друг друга, позволяет распределить задачи и снизить непрофильную нагрузку на аппарат. Очевидно, что в большинстве сценариев монохромная печать формата А4 — это львиная доля всего объема заданий, поэтому отдельное цветное МФУ с поддержкой формата А3 выглядит разумным решением, снижающим совокупные затраты на расходные материалы, обслуживание и ремонт, ведь нагрузка на него будет ниже.

Также важно учитывать режим и условия эксплуатации оборудования. В ряде случаев по цифрам все может выглядеть хорошо, среднемесячная нагрузка вроде бы не превышает возможности аппарата, но фактически оборудование перегружено, поскольку интенсивно эксплуатируется в течение нескольких часов, а все остальное время простаивает. К неблагоприятным факторам, способствующим ускоренному износу оборудования, также относится работа в запыленных помещениях, несоблюдение требований по температуре, влажности, электропитанию, качеству и типу расходных материалов.

Перейдем к следующему комплексу вопросов, на которые необходимо ответить, выбирая МФУ для офиса, — требования к отпечатку, печать на нестандартных носителях, возможности расширения, удобство пользователей и задачи постпечатной обработки. В самом общем виде, не углубляясь в сравнительный анализ преимуществ и недостатков существующих технологий печати, а также всевозможные ноу-хау различных вендоров в этой области, можно все же утверждать, что для решения определенных задач продукция того или иного бренда по ряду объективных причин может быть более предпочтительна. Условно говоря, точная цветопередача, необходимая в сегменте премиум-полиграфии, — традиционно может быть и не самая сильная сторона бренда X, однако у него есть чрезвычайно удачные монохромные решения для офисной печати. Аналогичным образом выглядит ситуация с поддержкой нестандартных носителей: условный бренд Y, например, предлагает больше возможностей для работы с различными типами и форматами носителей, его оборудование готово к работе с ними прямо из коробки и не требует приобретения дополнительных модулей для расширения функционала, но при этом оно ожидаемо дороже менее универсальных решений конкурентов. И тут надо понимать, действительно ли вам необходимы все эти возможности именно на данном МФУ или реальный сценарий его использования — все-таки обычная печать ч/б документов формата А4.

HP LaserJet Managed MFP E72535

С точки зрения удобства пользователей и ускорения процессов печати наличие нескольких лотков для бумаги, дуплексного автоподатчика и высокопроизводительного сканера позволяет существенно сократить время, необходимое на взаимодействие персонала с МФУ, особенно, если на оборудовании регулярно печатаются или сканируются объемные многостраничные задания. Постпечатная обработка — степлирование, брошюровка, фальцовка и т.д. — нужно смотреть, что и в каком объеме реально потребуется, будет ли экономически целесообразным приобретение этих финишных опций, учитывая их немалую стоимость.

Также выбор в пользу продукции того или иного бренда можно считать в полной мере осознанным только в том случае, если вы заранее понимаете, какие программно-аппаратные решения для мониторинга, контроля и управления процессами печати будут использоваться в связке с этими МФУ. Во-первых, сама по себе техническая возможность интеграции системы управления печатью с оборудованием подразумевает наличие соответствующей аппаратной начинки и является важным критерием при выборе полноценного офисного МФУ. Во-вторых, ни одно из существующих на рынке решений, несмотря на заявления разработчиков, не является универсальным с точки зрения всей полноты функциональных возможностей и совместимости с продукцией различных брендов.

Хотелось бы предостеречь от выбора оборудования на основании одних лишь технических характеристик и цены. Явное несоответствие стоимости и задекларированных возможностей скорее всего означает, что вас пытаются ввести в заблуждение, маскируя красивыми цифрами недостаточную надежность, удобство и высокую стоимость владения. Так, например, эти цифры легко получаются путем программного разгона устройства классом ниже заявленного, которое конструктивно не рассчитано на длительную и стабильную работу в режиме повышенной нагрузки. Понятно, что такое оборудование на фоне более дорогих «аналогов» выглядит более привлекательно в глазах неискушенного покупателя, но чудес не бывает. Часто, ориентируясь только на формальные показатели, например, скорость печати, покупатель упускает из виду, что сама по себе эта величина мало что значит в отрыве от реальных сценариев использования оборудования. Так, высокая скорость печати не даст ощутимого прироста производительности, только если речь не идет о выпуске больших тиражей. Скорость обработки множества небольших заданий в гораздо большей степени зависит от того, каким образом все организовано, а не от аппаратных возможностей МФУ. Сокращать временные затраты персонала на взаимодействие с оргтехникой можно и нужно не путем наращивания численности и мощности оборудования, а внедряя современные решения в области контроля и управления процессами печати.

Sharp NANO IT 2 MX-B456W

Помните, что любому, даже самому надежному устройству требуется квалифицированное и своевременное обслуживание. Для этого нужна соответствующая сервисная база и опытные сертифицированные инженеры, прошедшие обучение у самих производителей всей этой техники. У нас есть и то, и другое. Также статус официального сервисного партнера HP, Kyocera, Brother, Canon, Develop, Oki, Ricoh, Xerox, Epson и ряда других брендов дает нам возможность на выгодных условиях предлагать своим клиентам специальные версии оборудования с улучшенными характеристиками, не предназначенные для свободной продажи. Компания Леком заинтересована в долгосрочном и взаимовыгодном сотрудничестве, поэтому мы предлагаем нашим заказчикам полноценные комплексные решения на базе оригинальной продукции ведущих мировых производителей печатного оборудования.