SafeQ

Ключевые преимущества

Прозрачность и контроль процессов печати

Знаете ли вы, какие группы пользователей в вашей организации печатают больше всего и сколько это стоит? На каких устройствах наиболее экономически целесообразна ч/б печать объемных заданий, а какие больше подходят для высококачественной цветной печати? С помощью предоставленных инструментов отчетности вы сможете принимать решения по оптимизации на основе фактических данных об использовании оборудования.

Прогнозирование и снижение расходов

Располагая данными об использовании парка техники, вы сможете точно прогнозировать свои расходы на печать, понимать, сколько устройств того или иного типа вам действительно необходимы, определять, каким группам пользователей они могут быть доступны. Печать по факту аутентификации пользователя на устройстве исключает выпуск невостребованных заданий печати, что способствует снижению затрат на расходные материалы.

Информационная безопасность и конфиденциальность данных

Пользователь получает доступ функциям МФУ и может выпускать задания печати только после аутентификации на устройстве. Чтобы запустить процесс печати документов, требуется его личное присутствие рядом с аппаратом. Таким образом, посторонние не смогут просмотреть или забрать чужие задания печати.

Расширенные возможности сканирования с использованием OCR

С помощью OCR многие рутинные рабочие процессы могут быть автоматизированы. Это позволяет сэкономить время и повысить продуктивность персонала, а также исключить влияние человеческого фактора при обработке и маршрутизации документов. Оцифрованные с применением оптического распознавания символов (OCR) документы можно редактировать, в них доступен поиск по ключевым словам.

Основные функции управления печатью

Y Soft SafeQ интегрируется с пользовательским интерфейсом всех наиболее распространенных в мире МФУ. Нижеперечисленные ключевые возможности обеспечивают безопасность документооборота, снижение затрат на печать, прозрачность и контроль всех процессов печати в вашей организации. При этом они интуитивно понятны и удобны как для пользователей системы, так и для ее администраторов.

Аутентификация

• Защита от неавторизованного доступа к МФУ.
• Информационная безопасность: документы не печатаются, пока пользователь не аутентифицируется с помощью карты / мобильного устройства, PIN-кода, логина / пароля.
• Предотвращение печати невостребованных документов. Управление правами доступа к функциям МФУ путем назначения политик печати для групп пользователей. Поддержка гостевой печати.

Print Roaming™ — клиентский роуминг печати (CBPR)

• Защищенная печать с любого устройства в системе SafeQ без дополнительных драйверов.
• Масштабируемость: от одного локального офиса до транснациональной сети офисов по всему миру.
• Возможность сократить количество серверов печати путем обработки заданий непосредственно на рабочей станции пользователя.

Политики печати

• Используйте готовые решения из набора политик печати для общего снижения затрат.
• Создавайте свои собственные политики печати и определяйте условия их использования.
• Уведомляйте пользователей о тех правилах, которые применяются к каждому заданию, отправленному ими в печать.
• Распределяйте задания печати по МФУ в соответствии с идентификаторами для выставления счетов, присваивайте биллинг-идентификаторы определенным пользователям.
• Определяйте условия, инициирующие нанесение водяных знаков на выпускаемые в печать задания.

Отчетность

• Предустановленные и настраиваемые отчеты с фактическими данными об использовании оборудования.
• Динамические отчеты с возможностью экспорта в PowerBI или Tableau.
• Отчеты по запросу или по расписанию, автоматически отправляемые на выбранные ресурсы.
• Шаблоны веб-отчетов / системных отчетов.

Мобильная печать

• Нативная мобильная печать для платформ iOS и Android, беспроводная печать.
• Печать из email / веб-страницы.
• Мобильное приложение для аутентификации и выпуска заданий печати.

Оптимизация рабочих процессов с помощью OCR

• Автоматизация обработки бумажных документов: захват, обработка, маршрутизация одним кликом мыши в соответствии с заранее определенными параметрами.
• Преобразование бумажных документов с помощью системы оптического распознавания в редактируемые цифровые форматы с возможностью поиска по ключевым словам.
• Коннекторы для большинства популярных облачных файловых репозиториев.

Выставление счетов

• Управление квотами печати.
• Создание платных услуг печати.
• Десктопное приложение для администрирования.

Магазин расширений

• Кастомизируйте использование SafeQ, добавьте возможность удаленного доступа к печатным ресурсам компании для ваших сотрудников.
• Два настраиваемых варианта интеграции без дополнительной оплаты на выбор (например, цифровой факс, SAP или EPIC).

Как это устроено

• пользователь отправляет задание на печать;
• аутентифицируется на любом МФУ и идентифицируется системой;
• выбирает, какие задания нужно распечатать либо удалить, если их выпуск больше не актуален, печатает или сканирует документы;
• оцифрованные документы автоматически доставляются в предопределенный пункт назначения;
• все события аутентификации и операции пользователя на устройстве автоматически журналируются.

Сканирование: расширенные возможности оптимизации рабочих процессов с помощью OCR

Оцифрованные документы автоматически доставляются в заранее предопределенные пункты назначения: email, сетевая папка, облачный сервис или сторонние приложения (SAP, HPE Manager, DocuWare или EPIC). Это не только упрощает жизнь пользователям, но и исключает ошибки, устраняя человеческий фактор, а также повышает общую безопасность документооборота.

• Высокоэффективная система оптического распознавания символов позволяет создавать редактируемые электронные документы с возможностью поиска по словам.
• Наличие предустановленных шаблонов упрощает администраторам создание специальных рабочих процессов под конкретные задачи для отдельных пользователей или их групп.
• Благодаря возможности создавать макросы и запускать их одним нажатием кнопки пользователь тратит гораздо меньше времени на взаимодействие с МФУ.
• В пакет возможностей включены такие полезные функции, как добавление в начало, добавление в конец, редактирование текста, выделение текста.

Отличительные особенности Y  Soft

Сопутствующее аппаратное обеспечение

В рамках единого комплексного решения по управлению услугами печати компания Y Soft предлагает своим клиентам аппаратное обеспечение собственной разработки и производства. Таким образом обеспечивается контролируемое качество и полная совместимость оборудования с программной платформой SafeQ. Заметим также, что многие конкурирующие поставщики управляемых услуг печати используют в своих проектах аппаратные решения от Y Soft.

Мобильные ридеры и картридеры

Присоединяемый картридер — это быстрый и удобный способ аутентификации пользователей на МФУ. Сочетание мобильного приложения и ридера Y Soft MFX Mobile делает аутентификацию и печать по-настоящему бесконтактной. При этом и Y Soft MFX Mobile, и Y Soft MFX поддерживают также и традиционные ID-карты. С помощью бесплатного сервиса можно проверить совместимость устройств аутентификации Y Soft с вашими картами доступа.

Внешние терминалы

Для принтеров и МФУ, не поддерживающих встраиваемое ПО, Y Soft производит внешние терминалы. Их также можно использовать для обеспечения единообразия пользовательского опыта взаимодействия с печатным оборудованием, если у вас мультивендорный парк техники.

Глобальная поддержка

Компания Y Soft стремится поддерживать свои продукты по всему миру как непосредственно, так и через сертифицированных реселлеров, предоставляющих техподдержку первого и второго уровня, и предлагает несколько пакетов решений для удовлетворения всех потребностей клиента.