Снижение расходов на печать и ускорение оформления документов в крупной торговой компании.

“Отдел выписки документов торговой компании распечатывает на принтере полный комплект документов (накладная, счет-фактура) в трех экземплярах. К каждому документы должны быть приложены копии сертификатов на каждый вид продукции, указанной в накладной.

Один из сотрудников обязан заранее заготовить копии сертификатов на всю продукцию, более 170 видов. Необходимый объем копий сотрудник прикидывал “на глаз”, в результате чего часто необходимые сертификаты кончались, или было напечатано слишком много лишних сертификатов. Копировальный аппарат, на котором делаются копии, не справляется с нагрузкой и постоянно требуется его ремонт.”

При анализе выяснилось:

1. Отдел выписки документов распечатывает на принтере полный комплект документов (накладная, счет-фактура) в трех экземплярах. К каждому документы должны быть приложены копии сертификатов на каждый вид продукции, указанной в накладной.
2. Один из сотрудников был обязан заранее заготовить копии сертификатов на всю продукцию, более 170 видов. Необходимый объем копий сотрудник прикидывал “на глаз”, в результате чего часто необходимые сертификаты кончались, или было напечатано слишком много лишних сертификатов. Копировальный аппарат, на котором делаются копии, не справляется с нагрузкой и постоянно требуется его ремонт.

Сотрудниками ООО “ЛЕКОМ” были предложены следующие методы решения поставленной задачи:
Видно, что требуется максимально удешевить расходы на печать документов и реализовать механизм копирования именно тех сертификатов, которые требуются.

Для решения первой задачи было предложено использовать вместо нескольких принтеров один цифровой копировальный аппарат Develop D3501iD, стоимость отпечатка на котором значительно ниже. Совместно с программистами Заказчика был реализован механизм автоматической распечатки заранее отсканированных сертификатов именно на те наименования, которые требуются. Сканирование производится на этом же копировальном аппарате.

	Результат

Снижение расходов на печать накладных в два раза за счет печати на гораздо более экономичном в эксплуатации аппарате. Снижение расходов на копии сертификатов на 50%. За счет применения современной модели и подборки техники с оптимальной нагрузкой. Время подготовки документов снизилось почти в два раза. Позже аппарат оснастили финишером с почтовыми ящиками (для каждого менеджера свой) и каждый из клиентов получал уже скрепленный комплект документов, не теряя ни секунды, так как менеджер перестал искать свои документы в кипе чужих.