Unilever выбирает Леком

Unilever — один из крупнейших мировых игроков на рынке товаров повседневного спроса и абсолютный лидер на глобальном уровне во многих его сегментах. Этому транснациональному гиганту индустрии принадлежат сотни популярных брендов, в том числе и ряд российских, среди которых знакомые буквально каждому торговые марки бытовой химии, парфюмерии и средств личной гигиены, продуктов питания и прохладительных напитков, а также чая и мороженого. Unilever в России — это четыре крупных производственных кластера и порядка 3500 сотрудников.

Нам компания Unilever доверила оптимизацию процессов и инфраструктуры печати в своем московском представительстве. Ключевые задачи проекта:

• обеспечить бесперебойную работу оборудования,
• повысить качество и
• снизить себестоимость корпоративной печати,
• упростить и ускорить процессы печати / копирования / сканирования / маршрутизации документов, сделать их более доступными для пользователей;
• поднять уровень информационной безопасности в сфере документооборота,
• обеспечить прозрачность и прогнозируемость расходов на печать.

По итогам всестороннего аудита в полном соответствии с корпоративными стандартами и пожеланиями заказчика был определен оптимальный количественно-качественный состав обновленного парка печатной техники на базе высокопроизводительных МФУ Samsung и выбрана подходящая система управления печатью Equitrac Office 5.1. В рамках аутсорсингового контракта компания Леком оперативно предоставила оборудование, провела необходимые работы по его настройке и запуску в эксплуатацию, а также взяла на себя все задачи по мониторингу, сервису и управлению печатной инфраструктурой заказчика, включая поставку расходных материалов.

Внедрение системы управления печатью позволило нашим диспетчерам автоматически, в режиме реального времени получать актуальную информацию о техническом состоянии оборудования, его текущем статусе и уровне расходных материалов, а также оперативно реагировать на нештатные ситуации, прогнозировать неполадки, планировать превентивное сервисное обслуживание и своевременную доставку картриджей. Кроме того, заказчику стала доступна детальная статистика по всем процессам, устройствам и пользователям, появилась возможность визуализировать распределение затрат на печать по структурным подразделениям, более эффективно управлять расходами и планировать бюджет.

Также одним из инструментов снижения издержек, способствующих рациональному использованию печатных ресурсов компании, стали настроенные политики печати. Различные группы пользователей получили доступ к функциональным возможностям оборудования в соответствии со своими рабочими потребностями. Так, например, для некоторых пользователей и отделов были введены ограничения на цветную и одностороннюю печать. Выпуск объемных заданий был организован таким образом, чтобы они автоматически перенаправлялись на более мощные и экономически эффективные аппараты. Настроенная маршрутизация на основе правил максимально упростила отправку отсканированных документов, пользователи получили возможность выполнять эту операцию в один тап.

Аутентификация на МФУ с помощью уже имеющихся личных ID-карт позволила не только отслеживать и контролировать взаимодействие персонала с инфраструктурой печати, но также решила проблему информационной безопасности, обеспечив выпуск заданий печати только в присутствии самого отправителя. Одновременно с этим пользователи получили возможность распечатывать свои документы на любом удобном МФУ. Кроме того, специалисты нашей компании модифицировали экранное меню таким образом, чтобы максимально упростить взаимодействие с ним, пользовательский интерфейс стал удобным и интуитивным.

Предпринятые меры позволили не только успешно справиться со всеми поставленными задачами, но также способствовали снижению нагрузки на IT-службу, высвободив людские ресурсы. По итогам первых месяцев работы одним из наиболее заметных результатов проведенной нами оптимизации стало снижение прямых расходов на печать на 47%. Пользователи по достоинству оценили доступность и удобство обновленной печатной инфраструктуры, а руководство компании отметило снижение объема косвенных затрат на печать и существенный рост ее эффективности.