OptimiDoc

optimidoc
optimidoc con document flow

Система управления печатью OptimiDoc — это универсальное серверное решение для эффективного и безопасного менеджмента документооборота и всей печатной инфраструктуры компании, которое позволяет минимизировать корпоративные расходы на печать, ускоряет и упрощает рабочие процессы, расширяя возможности МФУ функциями и инструментами, облегчающими решение повседневных офисных задач.

optimidoc logo

Мониторинг печатного оборудования

optimidoc icon monitoring

Отслеживайте состояние оборудования прямо в веб-интерфейсе OptimiDoc: в режиме реального времени вам будет доступна информация обо всех неполадках и количестве расходных материалов в каждом подключенном к системе устройстве.

Сканирование

optimidoc icon scanning

Документы оцифровываются непосредственно на МФУ, обрабатываются и отправляются в ваше хранилище. В процессе обработки система может преобразовать документ в редактируемый формат, разделить его по штрих-коду или считать определенную информацию из определенной области документа.

Печать

optimidoc icon printing

Простая и быстрая печать документов на любом удобном устройстве. Пользователь может управлять заданиями печати и задавать конечный формат документа непосредственно на МФУ, а также отправлять их со своего мобильного устройства.

Отчетность

optimidoc icon reporting

Инструменты отчетности и мониторинга позволяют понять, каковы фактические объемы печати на том или ином устройстве, получить картину ваших расходов на печать по отделам и конкретным сотрудникам, включая пользователей небольших персональных USB-принтеров.

Безопасность

optimidoc icon data protection

До момента аутентификации пользователя на устройстве доступ к функциям аппарата заблокирован и документы не печатаются. Таким образом предотвращается доступ посторонних к заданиям печати, несанкционированное использование оборудования и выпуск невостребованных заданий печати, а также связанные с этим расходы. С помощью OptimiDoc вы можете задавать права доступа к устройствам и их функциям для пользователей / групп пользователей.

Безопасность

security

Аутентификация

access granted
optimidoc icon keycard

Для реализации карточного доступа к МФУ подключается картридер. Поддержка большого количества различных стандартов позволяет клиентам с уже внедренной карточной системой использовать имеющиеся карты. Альтернативным способом аутентификации может быть использование логина / пароля или PIN-кода. Автоматическое создание PIN-кода упрощает внедрение решения: система самостоятельно присваивает PIN-коды пользователям и отправляет их на email. При первичной аутентификации с помощью имеющейся карты пользователь вводит свой ПИН-код и тем самым ассоциирует ее со своей учетной записью.

Права доступа

optimidoc icon access rights

Определяют, какие группы пользователей имеют доступ к тем или иным функциям оборудования (цветная печать, копирование, шаблоны сканирования и т.д.) и разделам веб-интерфейса.

Защищенная передача данных

data transfer
optimidoc icon encryption

Сквозное шифрование данных: для связи с устройством, получения и доставки заданий печати от пользователя на устройство, а также для доставки отсканированных документов с МФУ на сервер OptimiDoc использует протокол SSL. Таким образом, все данные зашифрованы и защищены в каждой точке маршрута.

Мониторинг

monitoring

Мониторинг состояния устройства

optimidoc icon warning

Результаты регулярных проверок количества расходных материалов и статуса каждого подключенного к системе устройства отображаются в веб-интерфейсе, что позволяет администратору оперативно реагировать на возникающие проблемы.

Уведомления

optimidoc icon notification

В случае изменения статуса оборудования или снижения количества расходных материалов ниже заданного уровня система отправляет на заданный email письмо с указанием устройства, которое нуждается в обслуживании, описанием возникшей проблемы или типа расходных материалов для замены. Таким образом достигается быстрое устранение неисправностей, что позволяет избежать простоев оборудования.

Настройка уведомлений

Печать

printing

Терминал печати

optimidoc icon interface
optimidoc icon printer

Позволяет просматривать на устройстве не только задание печати, но и информацию о нем (например, название, количество страниц и т.д.) Имеется возможность предпросмотра всего документа. Перед выпуском документа пользователь может задать параметры печати: монохромная или цветная, двусторонняя, степлирование.

Защищенная печать и follow-me

optimidoc icon secured server

Возможна как отложенная, так и прямая печать. В первом случае задания печати отправляются на сервер OptimiDoc и хранятся там до тех пор, пока пользователь не запросит их на любом подключенном к системе устройстве, к которому у него есть доступ. Во втором случае документ будет напечатан непосредственно на выбранном устройстве и OptimiDoc обеспечит выставление счета за эту операцию соответствующему пользователю.

optimidoc pull-print.webp

Система правил

optimidoc icon rules

Печать на основе набора правил в соответствии с заранее определенными условиями, например принудительная монохромная / двусторонняя печать документов определенных типов или из определенных источников.

Мобильная печать и коннекторы

  • Печать документов непосредственно со смартфона, планшета или ноутбука через Google Cloud Print, AirPrint или почтовый клиент.
  • Печать документов в форматах Microsoft Word, Excel или PowerPoint не требует наличия Microsoft Office.
  • Возможность просматривать и отправлять на печать документы из вашего хранилища, будь то обычная папка или облачный сервис.

Сканирование

scanning
захват → обработка → маршрутизация

Терминал сканирования

optimidoc scanning
optimidoc icon interface
optimidoc icon scanner

Благодаря прямой интеграции в устройство интерфейс OptimiDoc отображается на дисплее МФУ, пользователь может задать параметры сканирования и информацию о документе непосредственно с сенсорной панели МФУ.

«Горячие» папки

optimidoc icon hot folder

Горячие папки могут использоваться для обработки входящих бумажных или цифровых документов, в том числе отсканированных на устройствах, не совместимых с OptimiDoc. Количество таких папок не ограничено, при этом каждой из них может быть назначен свой тип обработки и адрес маршрутизации файлов.

red folder

Повышение качества изображения

quality
  • Автоматическое определение ориентации страницы
  • Устранение перекоса страниц
  • Улучшение изображения
  • Разделение двух страниц разворота
  • Удаление пустых страниц

Распознавание штрих-кодов и разделение

QR
optimidoc icon barcode

OptimiDoc способна распознавать свыше 20 наиболее распространенных одномерных и двухмерных штрих-кодов. Их можно использовать для обработки документов в системе управления документами или для индексации, наименования и классификации документов. Разделение документов по штрих-коду при пакетном сканировании позволяет избежать их сканирования по отдельности вручную. OptimiDoc может автоматически разделять документы, распознавая промежуточную пустую страницу, фиксированное количество страниц или переопределенный текст документа.

Конвертация документов

docs
files
optimidoc icon document conversion

OptimiDoc может преобразовывать отсканированные документы в файлы более чем 10 различных типов, включая .docx, .xlsx, .pptx, .txt, .pdf с возможностью поиска по тексту. OptimiDoc способна не только распознать текст в документе, но и сохранить его форматирование: все абзацы и изображения останутся на своих местах.

Зональное оптическое распознавание

optimidoc icon ocr

Используется для извлечения текста или данных штрих-кода из предварительно определенной области отсканированного документа. Задав шаблон, можно ограничить выборку, чтобы извлечь только представляющую интерес часть распознанного текста. Эта функция позволяет автоматизировать получение необходимых данных из структурированных документов, таких, как, например, паспорт.

Зональное оптическое распознавание

Архивирование документов

optimidoc_cloud
optimidoc icon document routing

OptimiDoc маршрутизирует документы в тот или иной репозиторий в соответствии с выбранным рабочим процессом. Также для определения конечного пункта назначения и имени документа OptimiDoc может использовать задаваемые пользователем параметры и информацию о нем. Большое количество коннекторов позволяет OptimiDoc сохранять документы в папке, электронной почте, Microsoft SharePoint, Google Drive и других поддерживаемых репозиториях.

optimicapture logo

Отчетность

reporting

Мониторинг

optimidoc icon dashboard

OptimiDoc позволяет отслеживать состояние отдельных устройств вне зависимости от типа оборудования и способа подключения: данные для системных отчетов о количестве отпечатков, копий и сканов могут быть получены как с большого сетевого МФУ, так и с локального USB-устройства.

Отслеживание операций

optimidoc icon tracking

Администратор имеет возможность отслеживать события в среде печати и видеть фактическое содержание заданий печати, копирования и сканирования каждого пользователя, а также детали отдельных операций и их стоимость.

big brother

Веб-отчеты

Веб-отчеты
Веб-отчеты

Отчетность в Excel

Отчетность в Excel
Отчетность в Excel
optimidoc icon web reporting

Веб-отчеты с персональной статистикой пользователей позволяют администратору быстро получить обзор затрат по устройствам, отделам или пользователям: они доступны из веб-интерфейса и могут быть отфильтрованы по ряду критериев. Также каждому пользователю доступна его личная статистика.

optimidoc icon xls

OptimiDoc позволяет экспортировать данные непосредственно в Microsoft Excel. Используя предустановленный шаблон отчета, вы можете отслеживать расход бумаги, события двусторонней печати и даже загруженность оборудования в определенные дни и часы. Также поддерживается экспорт данных в XML, CSV или HTML.

Бухгалтерский учет проекта

optimidoc icon accounting

Позволяет отслеживать затраты на отдельные проекты, разделять расходы на корпоративную и частную печать. Пользователь может выбрать проект, с которым будут ассоциироваться его отпечатки.

accounting

OLAP куб

optimidoc icon olap cube

Мощный инструмент быстрого формирования отчетов любой конфигурации для тех клиентов, в чьей печатной среде выполняются миллионы операций.

olap_cube

Мобильное приложение и терминал Android

Мобильный терминал

Поддержка облачной печати

optimidoc icon cloud printing

OptimiDoc позволяет печатать с любого устройства через почтовый клиент. Для пользователей Android доступна встроенная технология Google Cloud Print.

Android-терминал

optimidoc icon android

Удобен для использования мобильного приложения на планшете, который связан с одним конкретным устройством в качестве мобильного терминала. При этом картридер также поддерживается.

Архитектура

distributed

Распределенная архитектура

optimidoc icon distributed

Позволяет развернуть полноценное решение с централизованным управлением через веб-интерфейс сразу в нескольких локациях, при этом передача данных между филиалами и головным офисом будет минимальной.

Быстрая имплементация

optimidoc icon implementation

На стороне клиента продукт внедряется в несколько кликов мышью: средства установки автоматически проверяют корректность конфигурации сервера и дополняют ее необходимыми параметрами.

speedometre

Поддержка LDAP

optimidoc icon ldap

OptimiDoc поддерживает синхронизацию пользовательской информации из OpenLDAP и Active Directory и синхронизацию групп для настройки прав доступа.

LDAP

Веб-интерфейс

optimidoc icon web interface

Обеспечивает единую среду централизованного администрирования всей инфраструктуры печати: настройки системы, инструменты контроля, мониторинга, биллинга и отчетности для администратора. Пользователи имеют доступ к персональной статистике, могут просматривать свои задания печати или загружать отсканированные документы.

А еще...

...мы локализовали для вас официальную презентацию от разработчиков