OptimiDoc

Безопасность

Аутентификация

Для реализации карточного доступа к МФУ подключается картридер. Поддержка большого количества различных стандартов позволяет клиентам с уже внедренной карточной системой использовать имеющиеся карты. Альтернативным способом аутентификации может быть использование логина / пароля или PIN-кода. Автоматическое создание PIN-кода упрощает внедрение решения: система самостоятельно присваивает PIN-коды пользователям и отправляет их на email. При первичной аутентификации с помощью имеющейся карты пользователь вводит свой ПИН-код и тем самым ассоциирует ее со своей учетной записью.

Права доступа

Определяют, какие группы пользователей имеют доступ к тем или иным функциям оборудования (цветная печать, копирование, шаблоны сканирования и т.д.) и разделам веб-интерфейса.

Защищенная передача данных

Сквозное шифрование данных: для связи с устройством, получения и доставки заданий печати от пользователя на устройство, а также для доставки отсканированных документов с МФУ на сервер OptimiDoc использует протокол SSL. Таким образом, все данные зашифрованы и защищены в каждой точке маршрута.

Мониторинг

Мониторинг состояния устройства

Результаты регулярных проверок количества расходных материалов и статуса каждого подключенного к системе устройства отображаются в веб-интерфейсе, что позволяет администратору оперативно реагировать на возникающие проблемы.

Уведомления

В случае изменения статуса оборудования или снижения количества расходных материалов ниже заданного уровня система отправляет на заданный email письмо с указанием устройства, которое нуждается в обслуживании, описанием возникшей проблемы или типа расходных материалов для замены. Таким образом достигается быстрое устранение неисправностей, что позволяет избежать простоев оборудования.

Печать

Терминал печати

Позволяет просматривать на устройстве не только задание печати, но и информацию о нем (например, название, количество страниц и т.д.) Имеется возможность предпросмотра всего документа. Перед выпуском документа пользователь может задать параметры печати: монохромная или цветная, двусторонняя, степлирование.

Защищенная печать и follow-me

Возможна как отложенная, так и прямая печать. В первом случае задания печати отправляются на сервер OptimiDoc и хранятся там до тех пор, пока пользователь не запросит их на любом подключенном к системе устройстве, к которому у него есть доступ. Во втором случае документ будет напечатан непосредственно на выбранном устройстве и OptimiDoc обеспечит выставление счета за эту операцию соответствующему пользователю.

Система правил

Печать на основе набора правил в соответствии с заранее определенными условиями, например принудительная монохромная / двусторонняя печать документов определенных типов или из определенных источников.

Мобильная печать и коннекторы

• Печать документов непосредственно со смартфона, планшета или ноутбука через Google Cloud Print, AirPrint или почтовый клиент.
• Печать документов в форматах Microsoft Word, Excel или PowerPoint не требует наличия Microsoft Office.
• Возможность просматривать и отправлять на печать документы из вашего хранилища, будь то обычная папка или облачный сервис.

Сканирование

Терминал сканирования

Благодаря прямой интеграции в устройство интерфейс OptimiDoc отображается на дисплее МФУ, пользователь может задать параметры сканирования и информацию о документе непосредственно с сенсорной панели МФУ.

«Горячие» папки

Горячие папки могут использоваться для обработки входящих бумажных или цифровых документов, в том числе отсканированных на устройствах, не совместимых с OptimiDoc. Количество таких папок не ограничено, при этом каждой из них может быть назначен свой тип обработки и адрес маршрутизации файлов.

Повышение качества изображения

• Автоматическое определение ориентации страницы
• Устранение перекоса страниц
• Улучшение изображения
• Разделение двух страниц разворота
• Удаление пустых страниц

Распознавание штрих-кодов и разделение

OptimiDoc способна распознавать свыше 20 наиболее распространенных одномерных и двухмерных штрих-кодов. Их можно использовать для обработки документов в системе управления документами или для индексации, наименования и классификации документов. Разделение документов по штрих-коду при пакетном сканировании позволяет избежать их сканирования по отдельности вручную. OptimiDoc может автоматически разделять документы, распознавая промежуточную пустую страницу, фиксированное количество страниц или переопределенный текст документа.

Конвертация документов

OptimiDoc может преобразовывать отсканированные документы в файлы более чем 10 различных типов, включая .docx, .xlsx, .pptx, .txt, .pdf с возможностью поиска по тексту. OptimiDoc способна не только распознать текст в документе, но и сохранить его форматирование: все абзацы и изображения останутся на своих местах.

Зональное оптическое распознавание

Используется для извлечения текста или данных штрих-кода из предварительно определенной области отсканированного документа. Задав шаблон, можно ограничить выборку, чтобы извлечь только представляющую интерес часть распознанного текста. Эта функция позволяет автоматизировать получение необходимых данных из структурированных документов, таких, как, например, паспорт.

Архивирование документов

OptimiDoc маршрутизирует документы в тот или иной репозиторий в соответствии с выбранным рабочим процессом. Также для определения конечного пункта назначения и имени документа OptimiDoc может использовать задаваемые пользователем параметры и информацию о нем. Большое количество коннекторов позволяет OptimiDoc сохранять документы в папке, электронной почте, Microsoft SharePoint, Google Drive и других поддерживаемых репозиториях.

Отчетность

Мониторинг

OptimiDoc позволяет отслеживать состояние отдельных устройств вне зависимости от типа оборудования и способа подключения: данные для системных отчетов о количестве отпечатков, копий и сканов могут быть получены как с большого сетевого МФУ, так и с локального USB-устройства.

Отслеживание операций

Администратор имеет возможность отслеживать события в среде печати и видеть фактическое содержание заданий печати, копирования и сканирования каждого пользователя, а также детали отдельных операций и их стоимость.

Веб-отчеты

Отчетность в Excel

Веб-отчеты с персональной статистикой пользователей позволяют администратору быстро получить обзор затрат по устройствам, отделам или пользователям: они доступны из веб-интерфейса и могут быть отфильтрованы по ряду критериев. Также каждому пользователю доступна его личная статистика.

OptimiDoc позволяет экспортировать данные непосредственно в Microsoft Excel. Используя предустановленный шаблон отчета, вы можете отслеживать расход бумаги, события двусторонней печати и даже загруженность оборудования в определенные дни и часы. Также поддерживается экспорт данных в XML, CSV или HTML.

Бухгалтерский учет проекта

Позволяет отслеживать затраты на отдельные проекты, разделять расходы на корпоративную и частную печать. Пользователь может выбрать проект, с которым будут ассоциироваться его отпечатки.

OLAP куб

Мощный инструмент быстрого формирования отчетов любой конфигурации для тех клиентов, в чьей печатной среде выполняются миллионы операций.

Мобильное приложение и терминал Android

Мобильный терминал

• Дублирует пользовательский интерфейс сенсорной панели управления МФУ на вашем персональном мобильном устройстве и позволяет управлять заданиями печати: просматривать и отправлять документы на выбранный аппарат, а также считывать QR-коды на оборудовании и аутентифицироваться.
• Сканирование документов камерой мобильного устройства — удобный и быстрый способ оцифровать и маршрутизировать тот или иной документ.
• Пользователь может разблокировать устройство прямо с мобильного телефона, не входя в систему, поэтому мобильное приложение — экономичная альтернатива карточному доступу, ведь дорогие картридеры не требуются.

Поддержка облачной печати

OptimiDoc позволяет печатать с любого устройства через почтовый клиент. Для пользователей Android доступна встроенная технология Google Cloud Print.

Android-терминал

Удобен для использования мобильного приложения на планшете, который связан с одним конкретным устройством в качестве мобильного терминала. При этом картридер также поддерживается.

Архитектура

Распределенная архитектура

Позволяет развернуть полноценное решение с централизованным управлением через веб-интерфейс сразу в нескольких локациях, при этом передача данных между филиалами и головным офисом будет минимальной.

• OptimiDoc Server - центральный сервер с веб-интерфейсом для настройки и администрирования всей сети. Он обеспечивает обработку отсканированных документов, аутентификацию и управление правами доступа, а также визуализацию интерфейса на устройстве и сбор учетной информации. OptimiDoc Server может быть подключен в кластер с помощью технологии балансировки сетевой нагрузки Windows, чтобы обеспечить распределение нагрузки или функциональность в случае отказа одного из серверов.
• OptimiDoc Print Node - узел, обеспечивающий сбор и распределение заданий печати между устройствами. В целях минимизации трафика между центральным сервером и филиалами он может быть установлен на локальном сервере или пользовательских рабочих станциях. В случае отказа центрального сервера OptimiDoc Print Node продолжает получать задания печати и обеспечивает их выпуск после восстановления доступа к серверу. Также во время сбоя сохраняется возможность прямой печати на выбранном устройстве.

Быстрая имплементация

На стороне клиента продукт внедряется в несколько кликов мышью: средства установки автоматически проверяют корректность конфигурации сервера и дополняют ее необходимыми параметрами.

Поддержка LDAP

OptimiDoc поддерживает синхронизацию пользовательской информации из OpenLDAP и Active Directory и синхронизацию групп для настройки прав доступа.

Веб-интерфейс

Обеспечивает единую среду централизованного администрирования всей инфраструктуры печати: настройки системы, инструменты контроля, мониторинга, биллинга и отчетности для администратора. Пользователи имеют доступ к персональной статистике, могут просматривать свои задания печати или загружать отсканированные документы.

Официальная презентация от разработчиков