Как проходит аудит печати и что получает заказчик
Аудит печати — это обследование парка печатающей техники: сколько устройств в компании, где они стоят, сколько каждое печатает и во что обходится отпечаток. На выходе заказчик получает документ с реальной картиной парка и списком решений, а не общее рассуждение о том, что печатать надо меньше.
Зачем он нужен
Расходы на печать редко выглядят большими: картриджи покупаются по мере необходимости, техника закупается отделами, ремонт оплачивается по счетам. Каждая позиция по отдельности незаметна, и именно поэтому сумма не поддается управлению.
Показательный случай — производственная компания, где цветная печать росла год за годом. Бюджет был, а понимания, кто и что печатает в цвете, не было ни у кого. Аудит показал объемы, после чего решения оказались очевидными: правила и квоты на цвет, часть документов переведена в черно-белые, парк приведен под фактическую нагрузку. Экономия — три миллиона рублей, и ни одного запрета, введенного вслепую.
Как проходит аудит печати
Инвентаризация
Обход площадок или выгрузка из сети: модели, серийные номера, расположение, показания счетчиков. Уже здесь обычно всплывает техника, которой нет в учете, и техника, которая в учете есть, а физически исчезла.
Наблюдение
Месяц-полтора автоматического сбора данных: счетчики, уровни расходных материалов, ошибки. Меньший срок берут только при жестких сроках проекта — за две недели не видно ни сезонности, ни разницы между отделами.
Расчет стоимости отпечатка
По каждому аппарату — с учетом расходных материалов, запчастей, работ и обслуживания. Здесь становится видно реальные расходы на печать по каждому устройству, включая приобретение оборудования и картриджей.
Анализ
Оцениваем экономику, соответствие техники бизнес-задачам и информационную безопасность: современность аппаратов, организацию печати, способность противостоять внешним атакам.
Решения
Что снять, что переставить, что заменить, где менять модель обслуживания. Каждое предложение подкреплено цифрой, иначе это пожелание.
Что находится чаще всего
Техника, которая почти не работает
В организациях, которые мы наблюдаем, до трети аппаратов печатают меньше пятидесяти страниц в месяц. Работают устаревшие модели, для которых нет запасных частей и современных драйверов. Персональные принтеры переходят из рук в руки, аппараты стоят в кабинетах на шкафах. Каждый занимает место, числится на балансе и время от времени требует обслуживания.
Перекос нагрузки
Основной объем тянет меньшинство устройств. Они изнашиваются быстрее регламента, ломаются чаще и обычно стоят не там, где удобно людям, а там, где когда-то нашлась розетка.
Цвет там, где он не нужен
Черновики, внутренние документы, служебные списки. Само по себе это не преступление, но в деньгах выглядит внушительно.
Закупки мимо стандарта
Пять моделей картриджей вместо двух, потому что каждый отдел покупал технику сам.
Что получает заказчик
- перечень всей техники с расположением и состоянием;
- фактические объемы печати по устройствам и подразделениям;
- детализированные расходы на печать по каждому аппарату и парку в целом;
- предложения по составу парка: что снять, переставить, заменить;
- расчет экономии по каждому предложению;
- вариант дальнейшего обслуживания, если он нужен.
Сколько занимает и сколько стоит
Обследование парка средней компании — от двух недель до полутора месяцев, основное время уходит на наблюдение. Леком проводит аудит печати по запросу; условия зависят от размера парка и числа площадок и обсуждаются до начала работ.
Частые вопросы
Обязательно ли после аудита менять технику?
Нет. Часто выгоднее переставить и перераспределить то, что есть. Замена в первую очередь касается самых загруженных аппаратов: они работают на пределе ресурса.
Нужно ли пускать кого-то в сеть?
Сбор данных ведется агентом внутри сети заказчика и касается только устройств: модель, серийный номер, счетчики, статусы, уровни расходных материалов. Содержимое документов не собирается.
У нас несколько филиалов в разных городах
Это как раз тот случай, когда аудит дает больше всего: до автоматического сбора данных о состоянии филиального парка обычно не известно ничего, пока оттуда не позвонят.
Мы уже получаем отчеты закупок по количеству картриджей
Они показывают, сколько куплено, а не сколько напечатано. Разница между этими числами и есть предмет аудита.
С чего начать, если решение еще не принято?
Леком занимается печатной инфраструктурой с 1992 года, офисы в Москве и Красногорске. Наши инженеры проводят аудит парка, после чего мы берем печать и мониторинг под контроль. Оставьте заявку — вернемся с планом обследования и условиями.
Еще по теме: услуга «Аудит печати» · аутсорсинг печати · мониторинг и контроль печати · пять признаков, что аппарату пора к инженеру