Покопийный сервис печати — это аутсорсинг?

contract icon

Покопийный договор или клик-контракт — действительно, в большинстве контекстов употребления между этими понятиями и аутсорсингом печати можно условно поставить знак равенства, поскольку подразумевается примерно одно и то же, говорящие понимают друг друга. Однако, строго говоря, это вовсе не синонимы:

покопийная печать — это форма биллинга

услуг (или комплексной услуги) по организации, управлению и техническому сопровождению бизнес-процесса печати в компании силами сторонней организации.

pay-per-use button
invoice icon

Покопийное обслуживание — универсальный и удобный способ оплаты сервиса корпоративной печати, имеющий ряд неоспоримых преимуществ:

  • в одном счете отражены совокупные прямые затраты на печать за оговоренный период;
  • счет выставляется за фактически сделанные отпечатки, т.е. оплачивается конечный результат, готовый продукт;
  • цена отпечатка может гибко варьироваться в зависимости от содержания услуги, т.е. заказчик платит только за то, что ему нужно:
    • аренда МФУ,
    • поставка расходных материалов и ресурсных деталей,
    • пусконаладочные, профилактические и ремонтные работы,
    • мониторинг и отчетность,
    • контроль доступа и информационная безопасность;
  • расходы на корпоративную печать отчетливо видны в структуре бюджета и легко прогнозируются.

Support... Basic... Managed!

idc logo
icon classification

Исходя из объема, содержания, а также степени самостоятельности подрядчика в части принятия решений касаемо способов достижения оптимального результата, международная исследовательская и консалтинговая компания IDC классифицирует услуги в области печати следующим образом:

  • SPS (Support Print Services) — это сервисное обслуживание печатной техники по запросу, т.е. разово;
  • BPS (Basic Print Services) — это партнерство на постоянной основе в рамках договора на оказание тех или иных видов услуг;
  • MPS / MDS (Managed Print / Document Services) — это полноценный аутсорсинг печати, предполагающий:
    • проведение аудита печатной инфраструктуры заказчика;
    • оптимизацию парка техники и процессов корпоративной печати / копирования / сканирования;
    • полное материально-техническое и информационное сопровождение бизнес-процесса, включая мониторинг, сервисное обслуживание и доставку расходных материалов.

Аутсорсинг на максималках

Rubik's cube unsolved
icon cost management

Разница между тем, что обычно подразумевается под термином «покопийка» и управляемыми услугами печати / документооборота, заключается в объеме и качестве сервиса. Комплексный подход и большая степень свободы позволяет MPS-провайдеру уже на старте проекта эффективно управлять расходами на печать, задействуя максимум своих возможностей, среди которых:

  • доступ к более производительным и экономичным контрактным версиям оборудования и картриджей, а также выгодные условия их приобретения по партнерским программам, оптовые цены;
  • квалифицированный и постоянно актуализирующий свои профессиональные компетенции персонал:
    • штатные эксперты по подбору оборудования и оптимизации процессов печати;
    • сертифицированные инженеры и IT-специалисты;
  • собственная сервисная база и парк подменной техники;
  • складские запасы ресурсных деталей и расходных материалов;
  • прямые каналы коммуникации:
    • с производителями и поставщиками печатной техники и расходных материалов,
    • разработчиками специализированных программно-аппаратных решенийсистем мониторинга, контроля и управления печатью;
  • многолетний опыт организации и сопровождения аутсорсинговых проектов.
Rubik's cube solved
icon road-block

То есть Managed Print / Document Services — это такой аутсорсинг на максималках, а покопийка в традиционном ее понимании — это скорее BPS той или иной конфигурации. Работа по схеме BPS существенно ограничивает возможности провайдера услуги в части снижения расходов, поскольку он привлекается для выполнения отдельных задач, рамками которых и будут ограничены те выгоды, которые предлагает аутсорсинг. Так, например, в большинстве случае первоочередной задачей при переходе на аутсорсинг печати является

реструктуризация и модернизация парка офисной техники.

Эта мера позволяет:

  • консолидировать объемы печати на производительных аппаратах с низкой ценой отпечатка и высоким запасом прочности, попутно сократив время простоя оборудования и энергопотребление;
  • избавиться от устаревшего / изношенного оборудования и небольших персональных устройств, эксплуатация которых экономически нецелесообразна, поскольку:
    • всегда сопряжена с повышенными временными и финансовыми затратами на обслуживание и расходные материалы;
    • такое оборудование частично или полностью несовместимо с современными системами контроля печати — эффективными инструментами снижения расходов на печать в компании;
  • унифицировать парк техники для удобства обслуживания и эксплуатации:
    • минимизация и стандартизация номенклатуры расходных материалов и ЗИП упрощает их закупку, складирование, использование;
    • единая база для развертывания наиболее подходящей заказчику системы управления печатью, средств аутентификации и т.д.;
    • единый пользовательский опыт взаимодействия с любым печатным оборудованием в компании.
gears
icon shrug

К сожалению, не всегда эти доводы, даже подкрепленные расчетами, производят должное впечатление на заказчика. Причины могут быть самые разные: от ограниченных финансовых возможностей, не позволяющих реализовать полноценный и потому ресурсоемкий проект, до банального непонимания смысла и выгод предлагаемых изменений в среднесрочной и долгосрочной перспективе. Так или иначе, но отказ от реструктуризации там, где она объективно необходима, автоматически означает, что все связанные с неоптимизированным парком техники расходы и неудобства никуда не денутся, полномасштабная экономия не состоится.

Теневая экономика

iceberg hidden fees
icon hidden

Сокращение прямых издержек — это наиболее заметный, но не единственный эффект от перехода на аутсорсинг. Существенная часть совокупного объема затрат на печать — это скрытые и косвенные расходы, источниками которых могут быть:

  • неквалифицированный подбор оборудования: приобретение экономически неэффективных устройств;
  • временные потери и непрофильная занятость персонала:
    • плохо организованные процессы печати / копирования / сканирования отнимают много времени и отвлекают от выполнения прямых обязанностей;
    • инфраструктура печати обслуживается специалистами разных структурных подразделений — АХО, IT-службы, отдела закупки;
    • умножим это на количество филиалов или региональных подразделений — многократное дублирование обязанностей и работы;
    • больше времени требуется на коммуникацию между отделами;
    • сложная бухгалтерия и закупка;
  • необходимость иметь штатных специалистов нужной квалификации для поддержания работоспособности оборудования;
  • ненадлежащие условия или ошибки эксплуатации;
  • некачественные расходные материалы и неквалифицированное обслуживание, снижающие ресурс печатной техники;
  • нецелевое или нерациональное использование инфраструктуры, влекущее перерасход ресурсов — тонера / чернил, бумаги, электроэнергии:
    • печать на экономически неэффективных устройствах,
    • ч/б печать на цветных машинах,
    • печать в личных целях,
    • повторная печать,
    • черновая печать,
    • невостребованные задания печати;
  • простои оборудования;
  • складская и транспортная логистика;
  • риски, связанные с низким уровнем информационной безопасности:
    • выпущенные задания печати в лотке доступны посторонним до тех пор, пока их не заберет отправитель;
    • устройства печати — одна из потенциальных точек входа и получения доступа к внутренним информационным ресурсам компании для хакеров.

Лекарство

возможности системы управления печатью
возможности системы управления печатью
icon implementation

Несмотря на столь обширный список, большая часть этих проблем решается внедрением системы управления печатью, которая:

  • существенно упрощает и ускоряет рабочие процессы печати / копирования / сканирования и маршрутизации документов, максимально автоматизируя их;
  • повышает доступность инфраструктуры печати для пользователей: мобильная, гостевая, облачная печать;
  • предлагает возможность централизованного администрирования и широкий набор эффективных инструментов управления расходами, включая средства персональной аутентификации (ID-карты, Pin-, QR-коды и т.д.) и контроль доступа к функциональным возможностям оборудования, отчетность по всем процессам, пользователям и группам пользователей;
  • позволяет отслеживать техническое состояние оборудования и уровень расходных материалов, в том числе удаленно и в режиме реального времени;
  • в целом, обеспечивает единство, удобство и безопасность рабочей среды.

Доктор

icon provider

MPS-провайдер берет на себя все задачи по техническому сопровождению и обеспечению непрерывности корпоративных процессов печати:

  • мониторинг статуса оборудования и запасов расходных материалов,
  • превентивное сервисное обслуживание: профилактика, плановая замена ресурсных деталей,
  • ремонт,
  • предоставление подменных аппаратов,
  • своевременная поставка расходных материалов,
  • вывоз и утилизация отработанных картриджей.
outsourcing
icon best

Резюмируя сказанное, что такое полноценный покопийный контракт (аутсорсинг печати, MPS — называйте это, как хотите)? На сегодняшний день это самый рациональный, удобный и экономичный способ управления бизнес-процессом печати в вашей компании.

Все остальное — компромиссы.