Аренда принтера или покупка: что выгоднее компании
Аренда принтера — это использование чужой техники за регулярный платёж, при котором обслуживание и ремонт остаются заботой владельца. Компания не тратит деньги на закупку, не ставит аппарат на баланс и не думает о нём после окончания срока службы. Считается, что покупка дешевле на длинной дистанции, а аренда — предсказуемее и гибче. Что выбрать, зависит от того, насколько устойчива ваша нагрузка.
Когда аренда выигрывает
Техника нужна быстро и ненадолго. К чемпионату мира 2018 года Леком оснащал принтерами и МФУ тренировочную базу сборной Германии. Монтаж занял два дня, столько же — демонтаж после турнира, и всё компания сделала своими силами: склады, транспорт, инженеры. Покупкой такая задача не решается в принципе — техника нужна от двух недель до месяца, а деть её потом некуда.
Важен ровный платёж. Аренда переводит расходы из капитальных в операционные: одна строка в месяц вместо закупки, ремонтов и срочных покупок картриджей.
Нет своей службы обслуживания. Ремонт и поддержка остаются на стороне владельца техники.
Открывается новый офис. Нагрузку не нужно угадывать заранее: через несколько месяцев по фактическому объёму видно, какая техника нужна на самом деле.
Когда выгоднее купить
Печатаете примерно одинаково из года в год. Если объём понятен и меняться не будет, свой аппарат за несколько лет обходится дешевле аренды. Но только если за ним следят: вовремя меняют расходные материалы и изношенные детали.
Есть свои специалисты по технике. Если обслуживанием уже занимаются свои сотрудники и справляются с ним, в аренде вы будете платить за работу, которую у вас и так делают.
Особые требования к аппарату. Если нужна редкая конфигурация, нестандартный формат или особая защита данных, аппарат проще купить: подходящего в аренде может не оказаться.
Есть и средний вариант — купить б/у аппарат, который проверили и подготовили в сервисе. Он заметно дешевле нового и при умеренной нагрузке работает долго.
Принтер или МФУ
Запрос часто звучит как «аренда принтера», а нужен в итоге многофункциональный аппарат: печать, копирование и сканирование в одном корпусе. Если в отделе сканируют документы хотя бы раз в день, разумно брать МФУ — второй аппарат под сканер обойдётся дороже, чем разница в аренде.
Что проверить в договоре
Цена в коммерческом предложении мало что говорит без условий. Смотреть стоит на семь пунктов:
- Что входит в платёж — только техника или ещё расходные материалы, обслуживание и ремонт.
- Лимит объёма и цена страницы сверх лимита.
- Срок реакции и срок восстановления — это разные вещи.
- Подменный аппарат на время ремонта: предусмотрен ли и в какой срок.
- Кто платит за детали, изношенные при нормальной эксплуатации.
- Условия досрочного расторжения и вывоза техники.
- Что происходит по окончании срока — возврат, выкуп, продление.
Про сроки отдельно. «Реакция в течение четырёх часов» означает, что с вами свяжутся и начнут работать. Сколько пройдёт до момента, когда аппарат снова печатает, — другой параметр, и в договоре он должен быть назван отдельно.
Как считается платёж
Обычно из трёх частей: стоимость техники, разнесённая на срок аренды; ожидаемый объём печати; уровень сервиса — сроки выезда, подменный фонд, состав работ. Отсюда практический вывод: перед разговором с поставщиком полезно знать свой реальный объём печати. Если показания счётчиков собираются, расчёт будет точным. Если нет — ориентируйтесь на закупки бумаги за год: грубее, но лучше, чем ничего.
Что обычно спрашивают
Можно ли взять принтер в аренду на короткий срок?
Да. Под мероприятие технику берут на недели, в офис — обычно на год и дольше. Короткий срок дороже в пересчёте на месяц. Но нужной модели в нужный момент может не оказаться, поэтому аренду лучше планировать заранее.
Можно ли арендовать один аппарат?
Можно, но экономика заметнее на нескольких: выезд инженера и логистика распределяются на весь парк.
Аренда или лизинг — в чём разница?
При лизинге техника в итоге становится вашей и стоит на балансе, обслуживание — ваша забота. Аренда оставляет и технику, и обслуживание у поставщика.
Что с данными на МФУ при возврате?
Современные МФУ хранят данные на встроенном накопителе. Порядок его очистки при возврате стоит прописать в договоре заранее.
Можно ли поменять аппарат, если не подошёл?
Это тоже решается на этапе договора: в аренде замена модели обычно проще, чем при покупке, но условия нужно зафиксировать.
Леком занимается печатной инфраструктурой с 1992 года, офисы в Москве и Красногорске. Компания сдаёт технику в аренду, берёт печать на обслуживание и ремонтирует оргтехнику в собственном сервисном центре.
Подробнее: аренда оргтехники, каталог техники, ремонт. Обсудить задачу — через контакты.
Ещё по теме: что входит в обслуживание оргтехники · как выбрать принтер