Мониторинг принтеров: как устроен и что даёт
Мониторинг принтеров — это автоматический сбор данных с печатающей техники по сети: счётчики отпечатков, уровни тонера, статусы и ошибки. Данные снимаются с самих устройств, без участия сотрудников и обхода кабинетов.
Как устроен мониторинг принтеров
Внутри сети заказчика работает агент — небольшая программа на сервере или рабочей станции. Он опрашивает устройства по протоколу SNMP: этот стандарт поддерживает практически вся сетевая техника. На запрос отвечает сам принтер, а не компьютер, с которого отправляют документы на печать.
Часть производителей ограничивает SNMP, особенно в младших моделях. Тогда данные снимаются со встроенной веб-страницы аппарата по HTTP или HTTPS. В Принтомере работают оба способа, а обмен с сервером идёт по защищённому каналу.
Мониторинг был, а картины печати — нет
В одной компании за печатным парком следили через Zabbix. Формально все принтеры были под мониторингом. На деле система показывала лишь, отвечает аппарат по сети или нет.
Бесплатные универсальные программы вроде Zabbix сами по себе не дают нужной глубины анализа парка печати. Чтобы получить больше, чем статус «в сети», приходится вручную добавлять сведения о новых моделях, прописывать их параметры и обновлять настройки по мере изменения парка. Если вся схема держится на одном IT-специалисте, после его ухода мониторинг фактически приходится настраивать заново.
Зелёные статусы создают иллюзию контроля: важные данные либо не собираются, либо теряются при изменениях. В итоге нельзя заранее спланировать замену картриджей и обслуживание техники — главная задача мониторинга печати остаётся нерешённой.
Принтомер, в отличие от универсального мониторинга, собирает данные по всему парку и помогает планировать расходники и обслуживание заранее.
Практическая польза мониторинга
Расходники без аврала
Вместо заявки «тонер кончился, печатать нечем» появляется прогноз потребности каждого устройства. Принтомер показывает, на сколько дней хватит картриджа при текущей нагрузке: расчёт строится по динамике расхода, а не по паспортной ёмкости.
Плановая замена узлов
Термоузлы и узлы переноса стоят недёшево, а их отказ останавливает печать. Принтомер помогает спрогнозировать замену, заранее закупить деталь и провести работы без остановки отдела.
Понятная нагрузка на парк
Становится видно технику, о которой забыли. По наблюдениям Лекома, около трети аппаратов в наблюдаемых парках печатают меньше 50 страниц в месяц. Можно решить, что убрать, переставить или заменить.
Быстрее разбор неисправностей
Вместо заявки «принтер моргает и жуёт бумагу» IT-отдел видит код ошибки и проблемный узел. Инженер готовится к выезду заранее, без повторного обхода аппарата.
Прогноз бюджета на картриджи
Статистика замен помогает рассчитать потребность на месяц, квартал или год с разбивкой по типам картриджей. Это особенно полезно при закупках через торги: можно не закупать лишнее для малопечатающих аппаратов и вовремя обеспечить загруженные.
Так мониторинг работает у заказчиков Лекома независимо от масштаба компании.
Что мониторинг не решает
Система предупреждает о ресурсе узла, но заменить его должен инженер. Через сервис Лекома проходит порядка 13 тысяч заявок в год; детали для распространённых моделей обычно есть на складе.
Стоимость владения устройством складывается из расходников, запчастей, работ и амортизации. Часть этих данных находится в бухгалтерии и договорах.
Если в компании принято печатать всё в цвете, отчёт это покажет. Менять привычку при необходимости нужно программными или административными средствами.
С чего начинают внедрение
Агент находит устройства в сети. Затем их соотносят с расположением в офисе: где стоит каждый аппарат, какая у него модель и доступен ли он по сети. После установки данные собирают месяц-полтора — за это время становится видна нагрузка разных отделов. Только потом выбирают модель обслуживания и способы оптимизации парка.
Агент находит сетевые принтеры и МФУ.
Модели сопоставляют с местами установки.
Месяц-полтора собирают историю печати и ошибок.
Что обычно спрашивают
Это безопасно? Мы не хотим, чтобы кто-то видел наши документы
Да. По SNMP собираются технические параметры устройств: модель, серийный номер, счётчики, статусы и уровни расходных материалов. Содержимое печатных заданий и файлы пользователей система не собирает, к компьютерам сотрудников не подключается.
Нужен ли отдельный сервер?
Нет. Агенту достаточно любой машины внутри сети, которая работает постоянно. Серверную часть можно разместить в закрытом контуре, если политика безопасности не допускает облако. Но это усложнит обновление данных по новым моделям и передачу показаний подрядчику.
У нас техника пяти производителей. Она подойдёт?
Обычная ситуация. Сбор данных опирается на стандартные SNMP-запросы и не привязан к одному производителю. Возможности стоит проверять для конкретных моделей и прошивок.
Сколько времени занимает подключение?
Установка агента и обнаружение техники обычно занимают один рабочий день. Полезные выводы появляются позже, когда накопится история хотя бы за месяц.
Можно ли обойтись без покупки системы?
Да. Если печать передана на обслуживание Лекому, мониторинг входит в услугу и отдельно не оплачивается.
Леком занимается печатной инфраструктурой с 1992 года: обслуживает и ремонтирует технику, разрабатывает систему мониторинга Принтомер. Офисы компании находятся в Москве и Красногорске.
По теме: мониторинг и контроль печати · система контроля печати · системы управления печатью · аутсорсинг печати · ремонт оргтехники.