Системы управления печатью: сравнение подходов
Системами управления печатью называют разные вещи, и путаница начинается с первого разговора. Под одним и тем же словом продают программу, которая собирает счетчики; программу, которая держит задание до подтверждения у аппарата; и услугу, при которой печатью занимается подрядчик целиком. Задачи у них разные, цены отличаются в разы, и выбирать проще, когда понятно, что именно решает каждый подход.
Подход первый: мониторинг парка
Мониторинг бывает двух видов — специализированный и общими средствами.
- Специализированный (например, Принтомер) собирает полную информацию о парке печатной техники и дает заказчику всю нужную аналитику;
- общие средства мониторинга собирают только сведения о работоспособности техники и к детальному анализу не способны — это создает иллюзию мониторинга: заказчик считает, что следит за парком, а видит лишь, включен аппарат или нет.
Что решает
Показывает, сколько печатается и на чем, сколько осталось расходных материалов. Дает основание для решений о технике и для планового обслуживания.
Чего не решает
Не ограничивает пользователей и не спрашивает, кто отправил задание. Не чинит технику: предупреждение о выработке ресурса имеет смысл, только когда есть кому выехать.
Кому подходит
Парку от нескольких десятков устройств, особенно распределенному. Это самый дешевый вход в тему: система вроде Принтомера ставится внутрь сети и опрашивает устройства по SNMP.
Подход второй: управление заданиями
Что решает
Задание уходит не сразу на аппарат, а в очередь, и печатается, когда сотрудник подошел и подтвердил себя картой, кодом или через приложение. Отсюда два эффекта: чужие документы не лежат в лотке, а забытые задания просто не печатаются.
Чего не решает
Ничего не говорит о состоянии техники и не управляет расходными материалами. Требует, чтобы вся техника поддерживала выбранный способ авторизации, а это ограничивает выбор моделей и обычно означает докупку оборудования. Не обеспечивает сохранность конфиденциальной информации саму по себе.
Кому подходит
Организациям с требованиями по конфиденциальности документов и там, где печать по подтверждению вводят ради сокращения объема.
Подход третий: аутсорсинг печати
Что решает
Подрядчик отвечает за парк целиком: техника, расходные материалы, ремонт, замена. Заказчик платит за отпечатки или фиксированную сумму в месяц, капитальных затрат на технику нет. Мониторинг и отчетность входят в услугу. Закрывает большую часть задач по безопасности документов.
Чего не решает
Не отменяет необходимости разбираться в собственных процессах. Грамотный подрядчик покажет, какие изменения стоит внести в организацию печати и где отдел печатает лишнее.
Кому подходит
Компаниям, которым нужен полный контроль над печатью и расходами. Это плотная работа заказчика и исполнителя ради целей заказчика. Так, например, устроена печать у нашего клиента Unilever: единый стандарт во всех офисах, покопийная оплата, подменный фонд, чтобы поломка не останавливала работу; договор продлевается с 2009 года.
Как выбирают на практике
Порядок, который экономит деньги: сначала измерить, потом решать. Пока нет данных, любые расчеты экономии — гипотеза. Классический пример — производственная компания, у которой цветная печать много лет росла бесконтрольно. Никакая система авторизации там не потребовалась: хватило аудита, правил на цветную печать и приведения парка к фактической нагрузке. Экономия составила три миллиона рублей, и началась она с замера, а не с покупки.
Обратный порядок — сначала выбрать программу, потом искать, что она даст, — заканчивается внедрением, которым никто не пользуется.
Сравнение коротко
| Подход | Главный эффект | Основное ограничение |
|---|---|---|
| Мониторинг парка | видно состояние и нагрузку | не ограничивает пользователей |
| Управление заданиями | конфиденциальность и меньше лишней печати | зависит от совместимости техники |
| Аутсорсинг печати | парком занимается опытный подрядчик целиком | нужен подрядчик с узкопрофильным опытом |
Подходы не исключают друг друга: мониторинг обычно входит в аутсорсинг, а управление заданиями подключается поверх любого из них.
Частые вопросы
Можно ли начать с малого?
Да, и это разумно. Мониторинг парка требует минимальных вложений и уже через месяц дает материал для решений: Принтомер ставится на имеющуюся технику, менять ничего не требуется.
У нас смешанный парк, техника пяти производителей
Для мониторинга это не помеха: сбор идет по стандартным SNMP-запросам. Для управления заданиями смешанный парк, наоборот, главное ограничение — совместимость проверяется по каждой модели.
Сколько времени занимает переход на аутсорсинг?
Считать стоит от аудита: замер парка и месяц-полтора наблюдения, затем согласование состава техники и условий. Резкий старт без замера обычно означает, что стоимость посчитана приблизительно.
Что делать, если техника старая?
Начинать с той, что есть. Часть парка остается, часть перераспределяется, заменяются в первую очередь самые загруженные аппараты — они работают на пределе ресурса и ломаются чаще остальных.
Еще по теме: как проходит аудит печати · аутсорсинг печати · мониторинг и контроль печати