Система контроля печати: что показывает и что дает бизнесу
Система контроля печати — это программа, которая сама опрашивает принтеры и МФУ в сети и показывает, сколько напечатано, на каких аппаратах, сколько осталось расходных материалов и что с техникой не так. Вместо ежемесячного обхода кабинетов с блокнотом появляется картина парка, которая обновляется без участия человека.
Для чего нужна
Показательная история — производственная компания, где цветная печать росла год от года, а объяснить рост никто не мог. Бюджет на печать существовал, но внутри него была слепая зона: кто печатает в цвете, что именно и в каких количествах, не знал никто.
Замер показал картину полностью. Дальше решения оказались простыми: правила и квоты на цветную печать, часть документов переведена в черно-белые, парк приведен под фактическую нагрузку. Экономия составила три миллиона рублей — не за счет запретов, а за счет того, что расходы стало видно.
Это типичная последовательность. Сначала данные, потом решения. В обратном порядке получается «давайте всем запретим цвет», и через месяц запрет обходят.
Какие данные собираются
- счетчики отпечатков — черно-белых, цветных, копий, сканов;
- уровни тонера и ресурс узлов;
- статусы и ошибки: замятия, открытые крышки, отказы;
- модель и серийный номер каждого аппарата, его расположение.
В системе Принтомер, которую разработал Леком, опрос идет по SNMP, а там, где производитель этот протокол урезал, — по HTTP и HTTPS. Агент ставится внутри сети заказчика.
Чем система контроля печати не является
Этот раздел важнее предыдущего, потому что ожидания обычно завышены.
Это не слежка за сотрудниками
Содержимое печатных заданий и файлы пользователей не собираются. Видно, что аппарат напечатал столько-то страниц, а не что именно на них было.
Это не система авторизации печати
Она не заставит сотрудника прикладывать карту к МФУ и не задержит задание до подтверждения — это другой класс продуктов, и его подключают отдельно.
Это не замена сервису
Система сообщит, что термоузел близок к выработке ресурса, но заменит его инженер. Толк появляется там, где за данными стоит служба, готовая выехать.
Что видно, когда данные накопились
Техника, о которой забыли
В парках, которые мы наблюдаем, около трети аппаратов печатают меньше пятидесяти страниц в месяц: персональные принтеры, доставшиеся сотрудникам по наследству, и аппараты в кабинетах, куда никто не ходит.
Перегруженные аппараты
Один-два МФУ тянут на себе основной объем отдела, изнашиваются быстрее регламента и ломаются в самый неподходящий момент. По данным это видно за месяц, на глаз — только по факту поломки.
Расходные материалы
В Принтомере рядом с уровнем тонера показывается, на сколько дней его хватит при сложившейся нагрузке. Расчет идет по динамике уровня, а не по паспортной емкости, поэтому работает и с аппаратами, которые не отдают счетчик страниц. Если истории накопилось мало, прогноз не показывается вовсе — это нормальное поведение, а не сбой.
Когда она окупается
Простое правило: система контроля печати имеет смысл там, где обход парка вручную уже стал работой. Несколько десятков устройств, разные этажи или площадки, филиалы в других городах — здесь она окупается быстро. В офисе с пятью принтерами достаточно посмотреть на счетчики раз в квартал.
По деньгам ориентир такой: Принтомер обходится примерно в 100 рублей в месяц на одно устройство в пересчете. Год работы системы стоит меньше одной профилактики и меньше одного картриджа, поэтому экономия даже на одном картридже окупает подписку с запасом — и при пяти устройствах, и при пятидесяти.
Частые вопросы
Нужно ли ставить что-то на компьютеры сотрудников?
Нет. Опрашиваются сами устройства по сети. К рабочим станциям система не подключается.
У нас закрытый контур, облако не разрешено политикой безопасности
В современном офисе сотрудники так или иначе работают с облаком — почта, интернет, телефония. Система контроля печати опирается на те же механизмы безопасности и не создает дополнительной угрозы. Если у вас отдельно установленная серверная часть, Принтомер ставится и для принтеров в изолированном сегменте, но такая установка требует больше ресурсов на администрирование: каждое новое устройство добавляется либо приездом инженера, либо загрузкой из облака.
Техника разных производителей — будет ли она видна?
Да, сбор опирается на стандартные SNMP-запросы. Каталог поддерживаемых моделей у Принтомера — несколько тысяч позиций, но проверить стоит: встречаются модели, которых в каталоге еще нет. В этом случае наши инженеры вносят устройство, и работа не прерывается.
Мы и так получаем отчеты от службы закупок
Такие отчеты показывают, сколько вы купили, а не сколько напечатали. Разница между этими двумя числами — обычно и есть предмет разговора.
Еще по теме: сравнение подходов к управлению печатью · как проходит аудит печати · мониторинг и контроль печати · аутсорсинг печати