Аутсорсинг печати для госструктур и компаний с госучастием

Защитные и регулирующие механизмы государства, к сожалению, в большинстве случаев своим изяществом и удобством напоминают испанский сапог, и 44 / 223 ФЗ здесь не исключение. Как, например, реализовать пресловутое импортозамещение, если никаких российских принтеров и картриджей нет и не предвидится? Мы уже касались этой темы в одном из наших материалов, и выяснили, что те несколько брендов, которые претендуют на статус российских производителей принтеров и МФУ, полностью зависимы от импорта и предлагают продукцию иностранного происхождения, закупленную за рубежом или собранную в РФ из привозных комплектующих.

Поэтому на самом деле с точки зрения закона нет никакой разницы, что закупать. По крайней мере до тех пор, пока те или иные образцы оборудования не пройдут сертификацию и не появятся в соответствующем реестре Минпромторга. А для этого производителям потребуется сначала доказать российское происхождение основных комплектующих, как минимум, процессора. Или взять на себя жесткие обязательства организовать их производство на территории РФ в ближайшие несколько лет, чтобы получить сертификат авансом. Примечательно, кстати, что порой за сертификат происхождения товара выдаются какие-то другие документы, — это просто манипуляция, рассчитанная на несведущих. Никакой практической ценности в качестве аргумента, обязывающего вас непременно предпочесть оргтехнику той или иной марки, эти документы не имеют.

Выбирая оргтехнику, следует в первую очередь исходить из своих реальных потребностей и бизнес-задач, бюджета, а также перспектив и удобства ее дальнейшей эксплуатации / техобслуживания. Последнее очевидным образом коррелирует с репутацией бренда и той долей, которую занимает его продукция, и, соответственно, его инфраструктура, на российском рынке. Подтвержденная надежность оборудования, доступность оригинальных расходных материалов, ресурсных деталей, качественного постпродажного сервиса в вашем регионе; совместимость с подходящими вам программно-аппаратными решениями для управления корпоративными процессами печати и возможность нормальной интеграции с вашими ERP-системами, системами электронного документооборота, — вот что имеет приоритетное значение. Последний пункт особенно актуален именно для госструктур: формальное соответствие требованиям КТРУ — отнюдь не гарантия полноценной совместимости оборудования с уже развернутыми в организации СЭД или, например, теми системами оптического распознавания, которые предполагается использовать для сканирования и маршрутизации документов. Поэтому переход к ЭДО и вся последующая работа с СЭД может драматически усложниться после приобретения неподходящего парка техники.

Мы поможем подготовить все документы для проведения тендера таким образом, чтобы ваша организация смогла приобрести именно то, что нужно, а не то, что зачастую навязывается некоторыми недобросовестными участниками конкурсов. В равной степени это относится и к расходным материалам: если вы заинтересованы в качественной печати, хотите минимизировать количество ремонтов и полноценно использовать оборудование в течение всего срока эксплуатации, никаких альтернатив оригинальным расходным материалам нет. Совместимые картриджи не эквивалентны оригиналу по своим эксплуатационным свойствам, а их дешевизна никак не компенсирует убытки и неудобства, связанные с ускоренным износом оборудования и низким качеством печати.

Но владение собственным парком техники — это довольно обременительно и затратно. Самостоятельно выбрать подходящее оборудование и ПО, интегрировать в существующую инфраструктуру, и затем поддерживать его бесперебойную работу и надлежащий уровень качества печати, — за этими короткими формулировками — целый комплекс ответственных мероприятий, и каждое требует людских, временных и финансовых ресурсов, часть — единовременно, но наиболее ресурсоемкие — на постоянной основе. От того, насколько профессионально решаются все эти задачи, зависит, будет ли печать в вашей организации современной, удобной и экономичной или превратится в убыточную обузу, создающую проблемы всем без исключения.

Наиболее комфортной и экономически эффективной моделью, позволяющей рационально организовать и обслуживать процессы печати в любой средней и тем более крупной компании, по-прежнему остается аутсорсинг печати. А для компаний с госучастием и государственных организаций это еще и максимально простой выход из ситуации с импортозамещением, ведь речь идет о покупке комплексной услуги, а не конкретного оборудования или ПО. Ее объем и содержание могут быть любыми, но если речь идет о полном аутсорсинге, то в цену отпечатка закладываются все прямые затраты на организацию и техническое сопровождение процессов печати: аудит, покупка или аренда оборудования, лицензий на ПО, техобслуживание и ремонт, ЗИП и расходные материалы, логистика и утилизация. Но даже полное обновление парка техники не повлечет за собой необходимости одномоментно потратить на его приобретение большие суммы, ведь финансовая нагрузка на бюджет ограничивается регулярными и равномерно распределенными по времени платежами за фактически сделанные отпечатки. С учетом амортизации оборудования наибольший экономический эффект достигается на дистанции 3-5 лет, и, несмотря на то, что бюджеты верстаются ежегодно, никаких препятствий к заключению долгосрочных контрактов нет.

По итогам аудита можно с высокой точностью прогнозировать затраты на печать, что особенно актуально для компаний со строго регламентированным бюджетом. Непредвиденные расходы на ремонт или срочную внеплановую закупку оборудования на замену вышедшему из строя — серьезная проблема для большинства государственных организаций: бюджетные рамки и громоздкие бюрократические процедуры просто не позволяют оперативно реагировать на подобные нештатные ситуации. А имея договор на покопийный сервис, о подобных вещах можно не беспокоиться, это забота провайдера услуги. Даже если несмотря на мониторинг и превентивное техобслуживание поломка все-таки случится, то неисправный аппарат просто заменят аналогичным на время ремонта.

Нередко государственные компании попадают в ловушку зависимости от собственных предыдущих закупок. Однажды неудачно сэкономив на чем-то принципиально важном, например, оригинальных картриджах, в своих последующих заявках на проведение тендеров они вновь и вновь вынуждены декларировать ту же сумму контракта и получать за эти деньги все те же низкокачественные товары / услуги. Аутсорсинг печати — реальный выход из этого замкнутого круга.

Традиционная раздельная закупка оргтехники, расходных материалов и услуг предполагает проведение нескольких тендеров вместо одного. На практике помимо очевидных неудобств, связанных с усложнением всей процедуры, это нередко приводит к тому, что приобретается не то, что нужно: неподходящие картриджи, низкокачественные услуги и т.д. Кроме того, если обеспечение документооборота осуществляется силами специалистов из разных структурных подразделений, а именно таким образом всегда все и организовано в госструктурах, — единого центра управления и ответственности нет, зато есть сложная бухгалтерия и коммуникация между отделами, а также избыточная бюрократизация и дублирование работы.

Как видно из приведенных аргументов, те специфические трудности, с которыми сталкиваются многие госкомпании и организации в своей повседневной работе, вполне преодолимы и могут быть успешно решены переходом от традиционной закупочной модели к аутсорсингу печати. Никаких значимых и законодательно закрепленных препятствий и ограничений на этом пути нет, и положительный опыт наших госзаказчиков однозначно указывает на это. Фактически, единственная сложность состоит в том, чтобы не ошибиться в выборе поставщика услуг.