Управление средой печати (MPS): что это и чем отличается от покопийки
Управление средой печати — это модель, при которой за парк принтеров и МФУ отвечает выстроенный процесс, а не случайный сотрудник IT-отдела в свободное время. Устройства под наблюдением, расходные материалы приезжают до того, как закончатся, ремонты плановые, расходы видны в разрезе подразделений. В международной практике модель называется managed print services — отсюда аббревиатура MPS, которая встречается в договорах.
Как это работает на практике
Традиционная картина: организация из нескольких офисов и площадок, разные модели техники, закупка расходных материалов в отрыве от фактической потребности — по прогнозам сотрудников, которые печатью специально не занимаются. Часто технику и картриджи филиалы покупают сами. А нужен единый стандарт: чтобы в любом офисе печать работала одинаково, а бюджет был предсказуемым.
Леком берет парк печати на себя целиком — оборудование, расходные материалы и сервис в одном договоре с ценой за отпечаток. Добавляются мониторинг парка, регулярная отчетность по объемам, подменный фонд на случай поломки и выезд инженера в день обращения. Отдельная часть работы — регулярный разбор объемов вместе с заказчиком: где печать можно сократить и какие совместные шаги для этого нужны.
Чем это отличается от покопийки
Покопийка — это модель оплаты. Вы платите за отпечаток, подрядчик обеспечивает технику и расходные материалы. На этом все. Сколько у вас устройств, где они стоят, кто на них печатает и не дублируют ли они друг друга — покопийный договор об этом молчит.
Управление средой печати — это модель работы. Оплата внутри нее бывает любой, в том числе покопийной. Разница в предмете ответственности: подрядчик отвечает не за поставку тонера, а за состояние парка.
| Покопийная оплата | Управление средой печати | |
|---|---|---|
| Предмет договора | цена за отпечаток | состояние парка и процесс |
| Состав парка | не обсуждается | приводится к фактической нагрузке |
| Рост объема | увеличивает счет | виден в отчете, разбирается по причинам |
| Отчетность | счет за период | объемы и расходы по подразделениям |
Разница видна на простом примере. При покопийке отдел, который печатает цветные презентации на сорок страниц вместо черно-белых черновиков, просто увеличивает ваш счет. При управлении печатью это видно в отчете, и с этим можно что-то сделать: перенаправить объем на монохромное устройство, включить цветную печать по подтверждению, показать людям стоимость их привычки в рублях.
Что входит
Инвентаризация
Модели, серийные номера, физическое расположение каждого устройства, показания счетчиков. Пока этого нет, любой разговор об экономии остается разговором.
Сбор данных
Устройства опрашиваются автоматически: счетчики, статусы, ошибки, уровни расходных материалов. Леком делает это своей системой Принтомер: агент внутри сети заказчика опрашивает технику по SNMP, а где нужно — по HTTP и HTTPS. Содержимое печатных заданий и файлы пользователей не собираются, к рабочим станциям система не подключается. Этот вопрос служба безопасности задает первым.
Нормализация парка
Дальше становится видно то, что по отдельности никого не удивляет, а в сумме удивляет. В парках, которые мы наблюдаем, около трети аппаратов печатают меньше пятидесяти страниц в месяц — это два листа в рабочий день, а платят за них как за технику. И наоборот: основную нагрузку тянет примерно пятая часть парка, и именно там раньше всего кончается ресурс.
Регламент обслуживания
Плановые выезды вместо аварийных, отгрузка расходных материалов по остатку, а не по заявке.
Отчетность
Расходы в разрезе подразделений, динамика по месяцам, прогноз замен. Отчеты собираются в Принтомере автоматически, вручную сводить ничего не нужно.
С чего начинают
Не с закупки системы, а с замера. Обычный порядок такой: аудит парка, затем месяц-полтора наблюдения, потом решение по составу техники и модели обслуживания. За это время проявляются и сезонность, и перекосы между отделами.
Кому это нужно, а кому нет
Потребность в управляемой печати растет вместе с числом устройств, офисов, площадок и сотрудников. Смысл появляется, когда устройств несколько десятков, они разнесены по этажам или площадкам, а IT-отдел тратит заметную часть времени на заявки вида «принтер опять не печатает». Отдельная история — компании с филиальной сетью: там без автоматического сбора данных о парке вообще ничего не известно, пока кто-нибудь не позвонит.
В офисе на пять принтеров отдельная модель не нужна — достаточно смотреть на счетчики раз в квартал.
Частые вопросы
Управление печатью и аутсорсинг печати — это одно и то же?
Почти. Аутсорсингом называют вариант, когда процесс передан внешнему подрядчику вместе с техникой и расходными материалами. Управление печатью может быть и внутренним, силами своего IT-отдела, если у него есть система мониторинга и регламенты. На практике в России эти два слова употребляют как синонимы.
Нужно ли менять всю технику?
Нет. Начинают с той, что есть: сначала данные, потом решения. Часть парка обычно остается, часть перераспределяется между кабинетами, и только остаток заменяется — как правило, самые загруженные аппараты, которые работают на пределе ресурса.
Насколько это безопасно с точки зрения данных?
Содержимое документов не собирается. Система мониторинга собирает технические параметры устройств: модель, серийный номер, счетчики, статусы, уровни расходных материалов.
У нас техника разных производителей. Это проблема?
Нет, смешанный парк — обычная ситуация. Сбор данных опирается на стандартные SNMP-запросы и к одному вендору не привязан.
С чего начать?
С аудита парка. Он показывает реальный объем печати и стоимость отпечатка по каждому устройству, и уже на этих цифрах видно, где менять технику, а где достаточно переставить.
Еще по теме: аутсорсинг печати · система контроля печати · как проходит аудит печати · аренда оргтехники