Сколько стоит печать А4 в офисе и почему покопийный договор считает точнее
Стоимость печати листа А4 в офисе — это все затраты на печать за период, делённые на число напечатанных страниц. В эту сумму входит не только тонер: ещё техника, запчасти, ремонт, бумага и время людей, которые этим занимаются. Цена картриджа, делённая на его ресурс, даёт лишь нижнюю границу — реальный лист почти всегда дороже.
С чего обычно начинают: цена картриджа и его ресурс
Чаще всего стоимость листа прикидывают так: цену картриджа делят на ресурс, указанный на коробке. Картридж за 6 000 ₽ с ресурсом 3 000 страниц даёт 2 ₽ за лист. Для первой оценки этого хватает, но у цифры два ограничения. Ресурс производитель считает по стандарту ISO при заполнении листа на 5 % — это страница обычного текста. Счета с таблицами, презентации и документы с логотипами заполнены сильнее, и картриджа хватает на меньшее число страниц. Кроме того, в эту цифру входит только тонер: ремонт, фотобарабан, сама техника и время сотрудников остаются за её пределами.
Из чего складывается стоимость листа
- Расходные материалы. Тонер или чернила, фотобарабан, блок проявки — всё, что изнашивается пропорционально печати.
- Изнашиваемые узлы и ремонт. Ролики подачи, термоузел, работа инженера. Эта часть растёт с пробегом аппарата и почти всегда недооценивается.
- Сама техника. Стоимость покупки, разнесённая на срок службы. Дешёвый аппарат с маленьким картриджем часто печатает дороже дорогого.
- Бумага. Её покупают при любом способе печати. В покопийный тариф бумага обычно не входит, поэтому, сравнивая тариф со своей цифрой, бумагу из своей цифры нужно вычесть. Иначе своя печать покажется дороже, чем есть.
- Время сотрудников. Заказ картриджей, заявки «не печатает», простой отдела.
Отдельная строка — цвет. Цветной лист дороже чёрно-белого в несколько раз, а в парках, которые мы наблюдаем, цветными выходит примерно три страницы из десяти. Если не разделять цвет и ч/б, средняя цена листа ничего не скажет.
Как посчитать свою цифру
Возьмите за год суммы закупок расходных материалов, счета за ремонт и обслуживание, долю стоимости техники. Сложите и разделите на число страниц по счётчикам аппаратов. Если счётчики никто не снимал — это первое, что стоит наладить: без них любая цифра остаётся гипотезой. Как собирать показания автоматически, мы разбирали в статье о мониторинге принтеров.
Обычно именно на этом шаге находятся деньги. В производственной компании цветная печать много лет росла без объяснений. Аудит показал реальные объёмы по отделам, после чего хватило правил на цвет, перевода части документов в ч/б и приведения парка к фактической нагрузке — экономия составила три миллиона рублей.
Экономия на картридже, которая обходится дороже
Цена листа зависит и от того, чем печатать. В наш сервисный центр привезли МФУ Kyocera, через которое прошло восемь дешёвых совместимых картриджей. Диагностика нашла изношенный термоузел, ролики под замену и тонерную пыль по всем узлам. Смета ремонта оказалась вдвое больше всей экономии на этих картриджах. Так бывает не с каждым аппаратом. Но сравнивать картриджи лучше по всем расходам за срок службы техники, вместе с ремонтом, а не только по цене покупки.
Как устроен покопийный договор
При покопийной оплате компания платит фиксированную цену за каждую напечатанную страницу. Всё, что стоит за листом, — расходные материалы, обслуживание, ремонт — становится заботой подрядчика. Цена листа перестаёт быть оценкой и превращается в строку договора, а счётчики снимаются автоматически.
Главный плюс — предсказуемость: расходы меняются ровно вместе с объёмом. Главное условие — знать свой объём до подписания, иначе тариф будет считаться на глаз. Поэтому переход на покопийку обычно начинается с аудита печати.
Что обычно спрашивают
Сколько стоит печать одного листа А4 в офисе?
Единой цифры для всех компаний нет: она зависит от техники, её расположения, нагрузки и доли цвета. Её нужно считать по своему парку — затраты за год, делённые на число страниц.
Почему не посчитать по цене картриджа?
Картридж — только одна строка. Ремонт, изношенные узлы и время сотрудников нередко дают столько же, сколько тонер.
Что входит в покопийный договор?
Как правило — расходные материалы, обслуживание и ремонт техники. Состав стоит проверять в каждом договоре отдельно, особенно бумагу и подменный аппарат.
Покопийная печать выгодна небольшому офису?
Да, и при одном-двух аппаратах. Выгода — в гибкости: компания растёт или сокращается, а платит только за напечатанные страницы. Технику не нужно покупать на вырост, а когда печатать стали меньше, лишний аппарат не простаивает на балансе.
С чего начать, если данных нет?
Снимите счётчики со всех аппаратов и сравните с закупками картриджей за год. Как правило, картриджей за год закупают сильно больше, чем нужно по счётчикам.
Леком занимается печатной инфраструктурой с 1992 года, офисы в Москве и Красногорске. Компания проводит аудит печати и предлагает разные форматы обслуживания печати.
Подробнее: аутсорсинг печати, аудит печати, как выбрать принтер. Обсудить задачу — через контакты.
Ещё по теме: как узнать, сколько напечатал принтер · сколько стоит ремонт принтера · аренда или покупка