Подбор правильной мощности устройств под задачи
Чаще всего люди приобретают аппараты по принципу максимально низкой цены. В результате покупается принтер, не подходящий под нагрузку: он слишком слабый или у него высокие расходы на печать, потому что картридж рассчитан на 200-500 страниц в месяц, а по факту на нем печатают 5000 страниц.
Закономерный итог – покупка неоригинальных картриджей, частые ремонты принтера, простои в работе офиса.
Но бывают и обратные ситуации, когда есть понимание, что нужно мощное надежное устройство, и для этого есть соответствующие средства.
Почему более мощное устройство – тоже плохо?
Когда компания запрашивает принтер «помощнее», вероятнее всего, устройств не будет использоваться даже на 10% возможностей. То есть это будут бесполезно вложенные деньги.
И ладно бы их потратили только на этапе покупки аппарата! Это можно было бы объяснить тем, что более мощные устройства имеют, как правило, более низкую стоимость печати. Это правда. Однако на это можно рассчитывать при условии, что объем печати соответствует задачам.
Мы сталкивались с ситуацией, когда приобретались мощные хорошие устройства, а потом выяснялось, что расходные материалы тоже стоят прилично.
В пересчете на один отпечаток стоимость владения ниже, чем у более простых домашних устройств. Но когда у вас один картридж стоит 30-40 тыс. рублей, а таких картриджей надо купить четыре, от суммы 160 тыс. рублей за комплект картриджей многие падают в обморок и говорят: «Как же так?!».
Подводные камни сервисного обслуживания мощных устройств
Помимо расходов на картриджи, еще есть расходы на сервисное обслуживание.
Более дорогие, профессиональные устройства, требуют инженеров высокой квалификации, и стоимость работы по обслуживанию таких устройств тоже выше. Кроме того, таких инженеров меньше. Получается, что даже плановая профилактика такого аппарата будет обходиться в 2-3 раза дороже, чем у аппарата подходящей для вашей задачи мощности.
В некоторых случаях приобретаются аппараты с функциями, которые не нужны: финишеры, дополнительные автоподатчики. Тут нужно понимать, что дополнительные устройства, которыми оснащены аппараты, – это источники потенциальной поломки. Даже если это дополнительная опция в виде какой-то электроники, она также может сломаться или вызвать какие-то сбои.
Поэтому прежде чем выбирать какие-то дополнительные решения и функционал, подумайте, насколько он действительно вам нужен и какую пользу принесет.
Единственно верный подход при выборе оргтехнике
Давайте исходить из принципа, что копировальный аппарат, МФУ или принтер – это устройство сугубо утилитарное. Их, как правило, не покупают как предмет роскоши.
Оргтехника – то необходимость, которая должна быть в офисе, и, соответственно, она должна быть соответствующего ранга. Это не должен быть очень маленький аппарат.
В рекламе одного крупного банка можно увидеть, что у них в отделении стоит персональный принтер, предназначенный для домашних условий эксплуатации. Да, он хорошо «вписался» на полочку. Но это небезопасный принтер! В банке не должен стоять аппарата, который легко вскрыть, и использовать его как окно, чтобы влезть в сеть.
Необходимо подбирать оптимальное соотношение функционала и возможностей.
Не надо покупать принтер, предназначенный для домашнего использования, в организацию. Он не может печатать большие объемы,с трудом мониторится в корпоративной сети, с трудом управляется.
Практически невозможно накатывать на него какие-то политики безопасности. И он является потенциальной с дырой и угрозой для вашей организации.
В то же время не надо покупать очень крупные устройства, потому что они могут лечь на вас тяжелым бременем расходов, которые вам не нужны, если у вас нет такого объема печати и таких задач.
Будьте готовы к тому, что профессиональная компания, к которой вы обратитесь с целью приобрести аппарат, задаст вам кучу вопросов относительно сферы применения нагрузок, задач, которые вы хотите решить, и даже места установки.
А если эта организация не будет задавать вам такие вопросы, а скажет: «Хотите такую модель? ОК, вот вам счет», – стоит задуматься о том, что на самом деле этой организации наплевать на то, как будут решены ваши задачи. Их основная задача – собрать с вас деньги.
Обращайтесь к профессионалам, и вы избежите множества проблем!