Покопийный аутсорсинг для госкомпании как решение 5 основных проблем с парком техники
Многие компании до сих пор работают по старой схеме: покупают аппараты себе на баланс и пытаются обслуживать их своими силами.
А пользователи в этих компаниях «терроризируют» сотрудников IT по любым вопросам, связанным с печатью: от зажеванной бумаги и проблем с отправкой на печать до вопросов со сканированием.
Наш менеджер по продажам Дмитрий Новиков поделился кейсом на эту тему:
К нам обратилась компания, относящаяся к Министерству культуры города Москвы. Перед заказчиком стоит задача оптимизировать парк печатной техники.
Парк техники расположен на нескольких локациях и насчитывает около 100 аппаратов абсолютно разных вендоров. Средний возраст устройств – 10-12 лет.
В ходе встречи директор IT-службы обозначил основные проблемы:
- Парк техники устаревший, поэтому остро стоит проблема с закупкой оригинальных расходных материалов.
- Из-за закупки «совместимых» картриджей техника часто ломается. Необходимо выделять сотрудника, который будет ездить по различным локациям и заниматься только ремонтом и обслуживанием принтеров.
- Нужно постоянно отыгрывать конкурсы. Это занимает много времени: нужно составить спецификацию, собрать и оценить коммерческие предложения, вывести на конкурс и т.д.
- Часто приходят недобросовестные поставщики, или те, кто не вчитывается в ТЗ. В результате компания получает продукцию, которая отличается по техническим характеристикам не в лучшую сторону.
- Техника не соответствует задачам. Например, на балансе стоит много аппаратов формата А3, которыми никто не пользуется.
В сухом остатке:
компания тратит на обслуживание аппаратов огромное количество временны́х и финансовых ресурсов, а на выходе имеет очень низкий КПД.
компания тратит на обслуживание аппаратов огромное количество временны́х и финансовых ресурсов, а на выходе имеет очень низкий КПД. Кроме того, парк техники с каждым годом устаревает всё больше.
Мы обсудили всё это с заказчиком, и пришли к выводу, что компании нужно уходить от обслуживания устройств своими силами в сторону покопийного аутсорсинга.
Преимущества такого подхода:
- Отсутствие затрат на приобретение оборудования.
- Возможность установки оборудования, предназначенного для аутсорсинговых проектов, с бóльшим ресурсом расходных материалов.
- Возможность установки оборудования, предназначенного для аутсорсинговых проектов, с бóльшим ресурсом расходных материалов.
- Оборудование не ставится на баланс предприятия.
- Отсутствуют амортизационные расходы, в т.ч. налоговые отчисления на имущество.
- Прозрачная и прогнозируемая схема бюджетирования.
- Отсутствие внеплановых расходов, связанных с незапланированным выходом из строя деталей, в том числе дорогостоящих (платы, блоки в сборе).
- Экономия складских площадей: все необходимые расходные материалы, ЗИП, ремкомплекты хранятся на складе поставщика услуги. На складе заказчика хранится только оперативный запас расходников.
- Отсутствие административных расходов (конкурсные процедуры, заключение договоров) по закупкам отдельных компонентов: услуг по ремонту, запчастей, расходных материалов.
- Возможность мониторинга всего печатного парка администратором заказчика.
- Управление процессами печати путем настроек политик печати.
- Оплата по факту сделанных отпечатков
- Оплата по факту сделанных отпечатков
Заказчик обозначил намерение получить услугу уже в этом году. В данный момент проект на стадии согласования.